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Wenn es um Digitalisierung und Legal Tech in der Rechtsberatung geht, spricht man meistens von Anwaltskanzleien. Wie können aber Rechtsabteilungen Legal Tech und Digitalisierung vorantreiben? Empfehlungen und Erfahrungswerte von Syndikusrechtsanwältin und Legal Tech-Expertin Kathrin Fleischauer auf der Legal Revolution.

Viele Lösungen, die die Legal Tech-Branche empfiehlt, sind auf Rechtsabteilungen nicht anwendbar. Schließlich unterscheiden sich die Bedingungen und Voraussetzungen, unter denen Rechtsabteilungen Digitalisierung umsetzen, stark von denen in Kanzleien. Kathrin Fleischauer, Syndikusrechtsanwältin und Woman of Legal Tech 2018, ist eine der wenigen Expertinnen auf diesem Gebiet. Sie hat schon so manches Digitalisierungsprojekt umgesetzt und kennt die Tricks und Herausforderungen, die es dabei zu beachten gibt. Auf der Legal Revolution, die im Dezember 2019 in Frankfurt am Main stattfand, teilte sie ihre wichtigsten Erfahrungswerte in einem Vortrag. Lesen Sie in diesem Beitrag ihre wichtigsten Thesen.

Digitalisierung hat wenig mit digital zu tun

„Digitalisierung ist ein großes Trendwort, das von Jahr zu Jahr zunimmt. Ganz oft will jeder Digitalisierung machen, aber keiner weiß, was das überhaupt bedeutet. Oft hat man ein Digitalisierungsprojekt, das man umsetzen will und denkt, dieser Punkt ist jetzt abgehakt. Das ist aber leider nicht so“, machte Kathrin Fleischauer, Legal Business Partner bei der Heraeus Holding GmbH, ganz am Anfang ihres Vortrags deutlich. Legal Tech sei kein Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess, um den man sich kontinuierlich kümmern müsse, auch wenn, oder gerade weil das Tagesgeschäft einen auf Trab hält. Dabei sei die Frage der Technologiewahl eigentlich zweitrangig: „Digitalisierung hat meiner Meinung wenig mit digital zu tun. An ganz vielen Stellen geht es eher um Standardisierung, Organisation und Effizienzsteigerung.“ Digitalisierung sei dabei nur ein Mittel zum Zweck, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Bis es überhaupt so weit kommen kann, sei zunächst Reflexion der eigenen Arbeitsweise gefragt, so die Syndikusrechtsanwältin. „Wenn Sie sagen: ‚Ich kann keine Digitalisierung machen, weil ich kein Budget und keine IT habe‘ Da möchte ich Ihnen widersprechen. Denn bevor Budget und IT herangeschafft werden, müssen Sie davor eine Menge Hausaufgaben machen.“

Suchen Sie „langweilige“ und sich wiederholende Aufgaben

„Schauen Sie nicht so sehr auf das Digitale, schauen Sie im allerersten Schritt auf sich selbst: Wie ist Ihre Rechtabteilung aufgestellt? Wie ist die Aufgabenverteilung?“, erklärte Fleischauer. Als sie bei der Commerzbank anfing, habe sie zunächst viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu befragt, was sie eigentlich tun. „Natürlich nennen die meisten Menschen nur die spannenden Aufgaben, wenn man sie fragt. Aber Juristinnen und Juristen erledigen eben oft auch sich wiederholende Tätigkeiten.“ Hier riet die Legal Tech-Expertin anzusetzen: „Schauen Sie, wo es Aufgaben gibt, die sich wiederholen, Aufgaben, die die Kolleginnen und Kollegen langweilen. Wo gibt es ein Muster, das schon vorhanden ist, oder wo Sie dazu neigen ‚Copy und Paste‘ zu machen?“ Nach Einschätzung von Kathrin Fleischauer sollten Rechtsabteilungen eher von hochkomplexer Technologie wie AI absehen, auch wenn in der Legal Tech-Branche viel dafür geworben werde. Sie vermute, dass bei der Mehrheit der Rechtsabteilungen das meiste Potenzial noch in den ersten Schritten zur Effizienzsteigerung liege.

IT-Know-how aus dem eigenen Unternehmen nutzen

Auf eine Messe zu gehen und sich ein paar Tools anzuschauen, sei dann der nächste Schritt. Dies münde aber oft in Überforderung, weil zahlreiche Legal Tech-Tools „irgendwie alle das Gleiche“ versprächen. Fleischauer machte außerdem Mut, Digitalisierungsprojekte „nicht zu juristisch“ anzugehen: „Versuchen Sie, nicht den allerbesten Plan zu machen, sondern in kleinen Schritten vorzugehen. Probieren Sie zum Beispiel einfach mal eine Testlizenz aus und setzen Sie sich einen Nachmittag hin, um sich mit diesem vertraut zu machen.“

Kathrin Fleischauer konnte ihre Empfehlungen mit einem Beispiel aus ihrem eigenen Berufsleben untermalen. Als sie für die Rechtsabteilung der Commerzbank einen Chatbot entwickelte, ging das Team so vor: „Wir haben uns zwei Tage eingeschlossen, vier Wochen später haben wir uns noch mal zwei Tage eingeschlossen. Und dann stand der Chatbot im Wesentlichen. Natürlich gab es danach im laufenden Geschäft noch Anpassungen, aber das Grundkonzept wurde in diesen vier Tagen entwickelt.“

Budget-Knappheit für IT-Projekte geschickt umgehen

Ihrer Erfahrung nach sei es für Rechtsabteilungen ratsamer, sich erst einmal die vorhandenen Technologien im Unternehmen anzuschauen und diese entsprechend anzupassen, statt auf externe Dienstleister zurückzugreifen. Schließlich müssten diese erst an die interne IT-Landschaft angeglichen werden. Zudem müsse meist noch Budget beantragt werden, das für Rechtsabteilungen häufig knapp sei. „Bei einer Bank kann sowas schon mal ein bis zwei Jahre dauern“, verriet sie. In Sachen Digitalisierung müssen sich Rechtsabteilungen meist ganz hinten anstellen: „Die Unternehmen digitalisieren zuerst Bereiche, die der Kunde sieht, also Business oder Beratung. Meine Empfehlung wäre also, verknüpfen Sie sich mehr innerhalb Ihres Unternehmens und schauen Sie, was es dort für Lösungen gibt. Dafür braucht man kein Budget und kein IT-Projekt.“ Ist eine solche Technologie erst gefunden, liegt die Herausforderung dann darin, ihre Anwendbarkeit auf Aufgaben innerhalb der Rechtsabteilung zu übertragen.“ Wer sich Hilfe von anderen Abteilungen hole und sich mit ihnen vernetzt, steigere zusätzlich auch die Reputation der Rechtsabteilung. Falls man dann doch einmal ein Budget beantragen müsse, könne man gleichzeitig von Kolleginnen und Kollegen aus anderen Abteilungen lernen, die darin geübter seien. „Wenn man sich mit jemandem aus dem Business zusammentut, ist man meistens erfolgreicher“, so Fleischauer.

Ein bisschen Legal Tech mit Excel

Auch Excel nutzt Fleischauer, um die Digitalisierung in ihrer Rechtsabteilung voranzutreiben und Arbeitsabläufe zu automatisieren. In dem Microsoft-Office-Programm habe sie schon viele Entscheidungsbäume – und auf dieser Grundlage eine Art Vertragsmanagement-Tool – entwickelt. „Eigentlich ging es nur um fünf Fragen, aber diese mussten die Kollegen jedes Mal an die Rechtsabteilung weitergeben und konnten erst weiter arbeiten, wenn Sie Bescheid bekommen hatten. Mit dem Excel-Entscheidungsbaum konnten sie die Frage dann für sich automatisiert selbst beantworten. Das Excel-Tool bildet diese fünf Fragen ab und führt per Dropdown-Menü zu den entsprechenden Antworten. Am Schluss kommt je nach Zuordnung ein rotes oder grünes Feld raus. Das heißt, der Kollege wusste, kann ich den Vertrag abschließen oder nicht.“ Bei der Heraeus Holding GmbH habe sie mit Excel außerdem eine Policy im Compliance-Bereich von etwa 45 auf fünf Seiten gekürzt. „Meiner Meinung nach ist das ein gutes Beispiel für Digitalisierung ohne richtig digital zu sein, weil es weit weg von allem ist, was man eigentlich unter Legal Tech versteht. Ich glaube aber, für Rechtsabteilungen ist das super, um erst mal zu starten. Wenn Sie mehr Geld haben, können Sie natürlich auch genau das Gleiche mit einem externen Tool machen. Aber auch diese nehmen Ihnen die Arbeit nicht ab, Ihre Arbeitsabläufe für sich zu überdenken“, betonte Fleischauer.

Das Team mitnehmen

Wie schon andere Legal Tech-Experten zuvor betonte auch Fleischauer, dass es wichtig sei, das Team in Sachen Digitalisierung mitzunehmen und Freiräume für Diskussionen zu schaffen: „Digitalisierung kann man nicht von oben machen. Nehmen Sie Ihre Mitarbeiter mit!“ Wer von oben etwas vorgebe, laufe Gefahr, dass diese Richtlinien übergangen werden und jeder seine eigenen Standards umsetze. Wie man „Kollegen mitnehmen könne“ hänge stark von der jeweiligen Unternehmenskultur ab. Bei Haereus müsse beispielsweise jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter regelmäßig Vorschläge für Digitalisierungsprojekte machen. Danach einige man sich im Team darauf, welche dieser Vorschläge umgesetzt werden sollten. In jedem Falle müsse man eine Vorgehensweise wählen, die es ermöglicht, Digitalisierung neben dem Tagesgeschäft umzusetzen. Auch regelmäßige Meetings und Workshops seien ihrer Erfahrung nach ein gutes Mittel. „Diese dürfen aber auch nicht als Werbeveranstaltung für Digitalisierung ausarten, sondern es muss auch ehrlich diskutiert werden.“

Legal Tech erfordert Mut, „unjuristisch“ vorzugehen

Den letzten aber nicht unwichtigsten Rat, den Kathrin Fleischauer ihrem Publikum mit auf den Weg gab, war schlicht und „unjuristisch“: „Haben Sie Mut, einfach mal auszuprobieren. Wenn Sie schon einen Lösungsweg entwickeln, passen Sie auf, dass er nicht von Juristen auf so eine typische Weise totdiskutiert wird. Denn es gibt nie die eine Lösung, die zu 100 Prozent auf Ihr Unternehmen passt. Legal Tech ist eigentlich nur die Spitze des Eisbergs.“

Kathrin Fleischauer ist Legal Business Partner bei der Heraeus Holding GmbH (deutscher Technologiekonzern mit den Schwerpunkten Edel- und Sondermetalle, Medizintechnik, Quarzglas, Sensoren und Speziallichtquellen in Hannover). Vorher war sie Syndikusrechtsanwältin bei der Commerzbank. 2018 wurde sie zur Woman of Legal Tech gewählt.

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