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Wie können Rechtsabteilungen ihre Arbeitsprozesse effizienter gestalten? Um diese Frage drehte sich das Diskussionspanel „Legal Operations A-Z“ der Wirtschaftskanzlei KPMG Law auf der Legal Revolution 2019. Beim Erfahrungsaustausch stellten die Expertinnen und Experten fest, dass nicht die Technik, sondern die Prozessanalyse die eigentliche Herausforderung bei der Nutzung von Legal Tech in Rechtsabteilungen darstellt – hier die diskutierten Kernfragen im Überblick.

Zu den Diskussionsteilnehmern gehörten Mitarbeiter/innen von Rechtsabteilungen, Kanzleien sowie Legal Tech-Unternehmen, die Rechtsabteilungen in Fragen der Digitalisierung beratend zur Seite stehen. Daher zeigte die Diskussion eine Rundum-Perspektive auf dem Umgang mit Legal Tech und Modernisierungsprozessen in Rechtsabteilungen.

Zu den Teilnehmern des Legal Tech-Diskussionspanels gehörten:

Welchen Kernherausforderungen müssen sich Rechtabteilungen stellen, wenn sie Legal Tech implementieren?

Meist ist es nicht die Technik, mit der sich Rechtsabteilungen zuerst beschäftigen, wenn sie Legal Tech einführen, sondern vielmehr die eigenen Arbeitsweisen, wie Dr. Dirk Christoph Schautes als General Counsel der Ergo Group schilderte. Als er bei der Versicherungsgruppe anfing, verschaffte er sich zunächst einen Überblick über die unterschiedlichen kleineren Rechtsabteilungen innerhalb des Unternehmens. „Wir mussten die kleinen Abteilungen zu einer zentralen Rechtsabteilung formen und gemeinsame Prozesse und Werte entwickeln. Es wurde eine Menge verworfen und neu eingeführt. Erst dann haben wir überlegt, was sich von den übrig gebliebenen Prozessen digitalisieren lässt.“ Anastasia Hufen, In-house Counsel der Landesbank Hessen-Thüringen (Helaba), ergänzte, dass Modernisierung auch in den Köpfen der Menschen stattfinden muss, um erfolgreich zu sein. „Als wir anfingen, stellten wir fest, dass die Anwältinnen und Anwälte unserer Rechtsabteilungen ganz häufig keine Zeit für ihre eigentlichen Kernaufgaben haben. Gleichzeitig sind sie als Abteilung, die keinen direkten Umsatz einbringt, oft hohem Kostendruck ausgesetzt.“ Zusätzlich stiegen außerdem die Anforderungen, da es immer mehr gesetzliche Regularien und Einschränkungen gibt, an die sich Unternehmen halten müssen. „Zu unseren Kernzielen gehörte es schlicht, Menschen zu ihren eigentlichen Aufgaben zurückzuholen –der juristischen Arbeit“, schilderte Anastasia Hufen.

In welcher Hinsicht profitieren Rechtsabteilungen am meisten von Legal Operations?

„Jedes Tool braucht auch seinen richtigen Prozess“, brachte Philipp Glock, Co-Head im Bereich Legal Process & Technology bei KPMG Law, das Ziel von Legal Operations auf den Punkt. Um den richtigen Prozess für jedes Tool zu ermitteln, sei eine ausführliche Analyse wichtig. „Es geht darum, weniger komplexe, operative Aufgaben, die häufig erledigt werden müssen, von den strategisch wichtigen zu trennen. Das ist das, was man bei Legal Operations macht. Diese weniger komplexen Aufgaben lassen sich am einfachsten automatisieren.“ Wenn Rechtsabteilungen diese für sich heraus kristallisierten, könnten sie durch die anschließende Automatisierung hohe Effizienzgewinne erzielen.

Wo liegen die größten Barrieren bei der Einführung von Legal Operations?

Bei dieser Frage betonten die Diskussionsteilnehmer noch mal, wie wichtig es sei, sich Zeit für die Prozessanalyse zu lassen – diese könne ruhig ein bis zwei Jahre in Anspruch nehmen, wie Dr. Dirk Christoph Schautes von der Ergo Group aus eigener Erfahrung schilderte: „Es liegt zwar auf der Hand, dass die Analyse am Anfang wichtig ist, aber ich will noch mal betonen, dass das wirklich eine Herausforderung ist! Als ich mit der Umstellung unserer Rechtsabteilung begann, waren es die Leute gewohnt, alleine zu arbeiten. Sie sahen sich als die Expertinnen und Experten für bestimmte Bereiche. Wir mussten erst Offenheit kultivieren, damit die Leute ihr Wissen teilen. Analyse ist immer einfach gesagt, in der Praxis ist sie einer der größten Herausforderungen.“ Anastasia Hufen bestätigte, dass der Erfolg von Legal Operations auch stark von den Menschen abhänge: „Man kann die beste Analyse der Welt haben, aber wenn man die Leute nicht dazu bekommt, die daraus entwickelten Tools  zu nutzen, bringt das gar nichts. Einer der größten Herausforderungen bestand für uns darin, den Menschen zu vermitteln, dass das was wir ihnen präsentierten, Sinn macht. Das erfordert eine Menge Kommunikation. Man darf nicht unterschätzen, dass neue Tools für Menschen sehr anstrengend sein können. Deswegen braucht man eine Menge Geduld, um diese einzuführen. Man muss es langsam machen.“ Nach dem Eindruck von Busylamp-Gründer Dr. Michael Tal seien viele Rechtsabteilungen in Sachen Prozessoptimierung noch ganz am Anfang. Man habe oft keinen Überblick über die Ausgaben externer juristischer Beratung. Manchmal sei es auch sinnvoll, sich hier Hilfe von außen zu holen.

Gibt es im Zuge von Legal Operations auch Maßnahmen, die darauf setzen, Prozesse zu beschleunigen?

Dr. Dirk Christoph Schautes erklärte, dass er eher den Eindruck habe, dass es vielmehr darum ginge, sich auf die richtigen Aufgabengebiete zu fokussieren statt schneller zu werden. „Immer mehr Rechtsabteilungen müssen auf ihre Kapazitäten schauen und priorisieren.“ In diesem Zusammenhang kann man sehr viele Ressourcen gewinnen, wenn man gewisse Standardaufgaben erkennt und diese durch Tools automatisiert. Die meisten Vorteile erreiche man typischerweise in Bereichen wie Vertrags-Management oder Massenverfahren.

Wie beeinflussen Digitalisierung und Managed Legal Services die Personalstrukturen bzw. das Know-how von Rechtsabteilungen?

Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des Diskussions-Panels hatten insgesamt den Eindruck, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Rechtsabteilungen immer interdisziplinärer arbeiteten. Anastasia Hufen von Helaba äußerte in diesem Bereich aber auch Bedenken: „Das ist eigentlich eine gefährliche Frage, weil sie auch die Angst der Leute anspricht, ihren Job durch Modernisierung zu verlieren. Wenn man neue Technologien einführt, muss man den Leuten auch ein gutes Gefühl dabei geben und vermitteln, warum sie davon profitieren. Ich sehe ein, dass es hier früher oder später Veränderungen in der Personalstruktur geben muss, aber es ist nicht der Kern der Sache.“ Dass Digitalisierung nicht darauf abziele, Jobs zu reduzieren konnte Dr. Michael Tal von Busylamp nur bestätigen: „Meistens werden nach einer Umstrukturierung eher mehr Leute eingestellt statt entlassen. Man braucht nämlich Menschen, die die Daten verstehen und damit arbeiten können.“ Die Statistiken bestätigten außerdem, dass Rechtsabteilungen eher wachsen statt schrumpfen würden. Sie litten außerdem häufig an Personalmangel.

Wie könnte eine Vision für eine Rechtsabteilung der Zukunft aussehen?

Dr. Dirk Christoph Schautes betonte, dass es wichtig sei, sich darüber Gedanken zu machen, wie man das Beste aus den Leuten und ihren Fähigkeiten heraus holen könne. „Man sollte ein stärkeres Bewusstsein dafür entwickeln, was man eigentlich macht.“ Bei all der Rede von Legal Tech und Prozessoptimierung sollte man aber vor allem eines nicht aus den Augen verlieren – gute juristische bzw. anwaltliche Arbeit zu leisten. Tal von Busylamp ergänzte, dass es wichtig sei, proaktiv mit Veränderungen umzugehen, insbesondere mit Weiterbildungen. Es sei wichtig, die Augen offen zu halten.

Zusammenfassung: Erkenntnisse über Legal Tech und Legal Operations im Überblick

  • Auch in Rechtsabteilungen kommt keine Einführung von Legal Tech ohne eine ausführliche und individuelle Prozessanalyse aus. Legal Operations, die die Arbeitsprozesse einer Rechtsabteilung genau unter die Lupe nehmen, können dabei eine große Unterstützung sein.
  • Die Einführung neuer Tools sollte Stück für Stück erfolgen und in Zusammenarbeit mit den betroffenen Abteilungen und Teams.
  • Legal Tech muss von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer Rechtsabteilung mitgetragen und akzeptiert werden, um erfolgreich zu sein.
  • Mit der Modernisierung und Einführung von Legal Tech in Rechtsabteilungen geht meist eine Aufstockung des Personals einher. Dabei sind interdisziplinäre Arbeitsweisen und IT-Kompetenzen gefragt.
  • Legal Tech kann dabei helfen, mehr Zeit für die Kernaufgaben von Legal Tech zu schaffen.

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